Como emitir nota fiscal MEI

Muitas pessoas abriram um MEI para empreender em alguma área ou fazer uma renda extra. Quem começou a aderir a essa modalidade está aproveitando questões como baixa burocracia e tributação.

Mas afinal, o que é o MEI, quais são as suas condições, como emitir nota fiscal e suas vantagens e desvantagens? Essas perguntas serão respondidas no texto a seguir.

O que é MEI?

MEI significa Microempreendedor Individual, que é uma categoria jurídica criada no Brasil para formalizar e facilitar a legalização de pequenos negócios. O MEI é voltado para empreendedores que trabalham por conta própria.

Ele tem algumas características importantes que são as seguintes:

Faturamento limitado: o MEI possui um limite anual de faturamento, estabelecido em até R$ 81 mil, garantindo que seja uma opção viável para microempreendedores individuais.

Simplicidade na formalização: o processo de formalização como MEI é simplificado e pode ser feito de forma online, através do Portal do Empreendedor. Isso facilita o registro e a legalização do negócio.

Benefícios previdenciários: ao se tornar MEI, o empreendedor passa a ter acesso a benefícios previdenciários, como aposentadoria por idade, auxílio-doença, salário-maternidade, entre outros, desde que contribua regularmente para o INSS.

Pagamento de tributos simplificado: o MEI paga um valor fixo mensal de tributos, conhecido como DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional), que engloba impostos como INSS, ICMS (para atividades comerciais) e/ou ISS (para atividades de serviços).

Limitações e obrigações: apesar das vantagens, o MEI possui algumas limitações, como não poder participar de outras empresas como sócio ou titular, ter no máximo um empregado contratado e exercer apenas as atividades permitidas para essa categoria.

Em resumo, o MEI é uma forma simplificada e acessível para empreendedores individuais formalizarem seus negócios, contribuindo para a regularização e desenvolvimento do empreendedorismo no país.

Tipos de Nota fiscal MEI

Antes de aprender a emitir a nota fiscal, é muito importante que você compreenda os tipos de notas fiscais que o MEI pode utilizar. A seguir, listamos cada uma delas.

Nota Fiscal Avulsa (NFA): é um documento individualmente emitido, geralmente usado por empreendedores que não realizam operações comerciais com frequência. É a forma mais simples para os MEIs emitirem nota fiscal, no entanto, nem todos os estados oferecem esse tipo. Para emiti-la, o MEI deve solicitar à Secretaria da Fazenda (Sefaz) do estado, presencialmente ou pela internet. É preciso verificar se o seu estado emite e os documentos necessários.

Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e): ela é semelhante à NFA, mas é emitida eletronicamente e de forma gratuita. Não são todos os estados que oferecem essa versão digital, então, se deseja utilizá-la, informe-se com a Sefaz local.

Nota Fiscal de Produto Eletrônica (NF-e): a NF-e registra vendas de produtos e está relacionada ao Imposto de Mercadorias e Serviços (ICMS). A emissão está vinculada à Secretaria da Fazenda de cada Estado. O MEI pode utilizar a NF-e, mas deve cumprir os mesmos requisitos de uma empresa não optante pelo MEI.

Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e): a NFS-e comprova a prestação de serviços e é emitida pelas prefeituras. Cada município tem seu modelo e sistema de emissão, mas o projeto da NFS-e Nacional visa padronizar esse processo.

Embora algumas prefeituras já tenham aderido ao projeto, a NFS-e ainda não é nacionalmente implementada. Mesmo que não tenha sido implementada, desde setembro de 2023, o MEI deve emitir a NFS-e pelo sistema nacional, não mais pelos sistemas das prefeituras.

É importante destacar que a emissão da NFS-e é facultativa para serviços a pessoas físicas e obrigatória para transações com empresas.

Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e): a NFC-e substitui o cupom fiscal e a nota fiscal tipo 2, sendo usada na venda direta ao consumidor final, oferecendo uma alternativa eletrônica para documentos fiscais em papel.

Nota Fiscal de Importação: ela serve para empreendedores que lidam com mercadorias importadas. Diferente das outras notas, é emitida pelo comprador da mercadoria.

Cada tipo de nota fiscal tem particularidades quanto à sua emissão, tributação e movimentação de produtos, sendo essencial compreender esses aspectos ao operar como MEI.

Como emitir nota fiscal MEI pelo GOV

Para emitir as suas notas fiscais, siga o passo a passo listado a seguir:

• Acesse o Portal da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica.
• Faça o login na sua conta.
• Clique no ícone designado para emissão de nota, localizado na seção “Acesso Rápido”.
• Escolha entre as opções de “Emissão Completa” ou “Emissão Simplificada”. Na modalidade “Emissão Simplificada”, o MEI só precisa inserir os dados do CPF/CNPJ do cliente (opcional) e o valor do serviço prestado. Essa opção é útil para casos em que o empreendedor possui serviços pré-cadastrados em “Serviços Favoritos”.
• Complete todas as informações solicitadas.
• Clique em “Emitir NFS-e”.

Lembre-se de indicar a data em que o serviço foi realizado. O manual recomenda não selecionar a opção “Informar série e número da DPS”, que é opcional. Se essa opção for marcada, será necessário preencher as informações obrigatoriamente.

Além disso, selecione o município, pois o número da inscrição será inserido automaticamente. Os dados do CNPJ também serão preenchidos automaticamente de acordo com o CNPJ logado no sistema.

Certifique-se de preencher corretamente a descrição e o valor do serviço, revise todas as informações e emita a nota fiscal.

Vantagens e desvantagens de ser MEI

Ser um MEI tem vantagens e desvantagens que devem ser consideradas antes de optar por ela. Vamos analisar algumas delas:

Vantagens:

Simplicidade na formalização: o processo de formalização como MEI é simplificado e pode ser feito de forma online, facilitando a legalização do negócio.

Baixo custo de tributação: o MEI paga um valor fixo mensal de tributos, conhecido como DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional), que engloba impostos como INSS, ICMS (para atividades comerciais) e/ou ISS (para atividades de serviços). Esse valor é baixo em comparação com outras categorias empresariais.

Acesso a benefícios previdenciários: ao se tornar MEI, o empreendedor passa a ter acesso a benefícios previdenciários, como aposentadoria por idade, auxílio-doença, salário-maternidade, entre outros, desde que contribua regularmente para o INSS.

Simplicidade na contabilidade: o MEI possui menos obrigações contábeis em relação a outras categorias empresariais, o que facilita a gestão financeira e contábil do negócio.

Facilidade de abertura de conta bancária e acesso a crédito: ser MEI facilita a abertura de conta bancária empresarial e o acesso a linhas de crédito específicas para microempreendedores.

Desvantagens:

Limitações de faturamento: o MEI tem um limite anual de faturamento, que é de até R$ 81 mil. Caso ultrapasse esse limite, o empreendedor deve solicitar sua alteração para outra categoria tributária.

Restrições de atividades: o MEI está limitado a exercer apenas algumas atividades econômicas, definidas pelo governo, o que pode restringir a diversificação de negócios.

Limitações trabalhistas: o MEI pode ter apenas um empregado contratado, que deve receber até um salário mínimo ou o piso da categoria profissional.

Falta de emissão de nota fiscal para empresas: em algumas situações, o MEI não pode emitir nota fiscal para outras empresas, o que pode limitar sua atuação no mercado.

Pouca margem de negociação com fornecedores e clientes: algumas empresas preferem negociar com fornecedores que possuem CNPJ em outras categorias, o que pode limitar as oportunidades de negociação para o MEI.

É importante avaliar essas vantagens e desvantagens com base no perfil do negócio, nas expectativas de faturamento e nas obrigações fiscais e trabalhistas que o empreendedor está disposto a assumir. 

Em muitos casos, o MEI é uma excelente opção para iniciar um negócio de forma simplificada e acessível, mas é necessário considerar suas limitações e obrigações para tomar uma decisão informada.